Blog

RPA – Sådan kommer du i gang og dette skal du undgå

Tanken om, at medarbejderne i regnskabsafdelingen eller kundeservice får en ny kollega som hedder Robot, er besnærende. Robot bliver ikke træt, skal ikke have pauser eller ferie og kan dermed sikre at hans kolleger har tid til andet og mere værdiskabende arbejde.

Gælder det så bare om at sætte så mange robotter ind i din virksomhed som muligt? I virkeligheden ja – men selvfølgelig er der en række overvejelser og ting man skal vide inden man sætter den store robot revolution i gang.

I det eftefølgende vil vi kigge lidt på hvornår man med fordel kan bruge robotter, og hvornår man kan tage andre værktøjer til automatisering i brug, hvilke faldgrupper der er, og hvilke andre tanker som automatisering bør sætte i gang hos beslutningstagere og medarbejdere.

Så hvad er RPA (Robotic Process Automation) - på dansk også kaldet ”softwarerobotter” - egentlig og hvorfor er det alle it-ansvarliges nye favoritord? Er det blot et nyt buzzword og vil snart dø ud igen? Hvis man skal tro de nyeste rapporter på området, er dette ikke tilfældet. Anvendelsen er stigende og softwarerobotterne kan tage flere og flere opgaver på sig og bliver mere og mere anvendelige i takt med at teknologien udvikler sig.

Når teknologien – og ikke mindst tankegangen omkring automatisering - kobles med andre teknologier som Machine Learning så kan det for alvor flytte og effektivisere virksomhederne.

Hvad er RPA?

En softwarerobot er et stykke software, som er i stand til at betjene it-systemer gennem de brugergrænseflader som ellers kun mennesker kan anvende. Robotten kan dermed programmeres til at hente data ud af it-systemer og til at skrive data i it-systemer, som det ellers er dyrt eller teknisk vanskeligt at integrere med.

Med RPA er kan derfor få softwarerobotter til at løse regelbaserede og adminstrative arbejdsprocesser, der ellers havde krævet menneskelig arbejdskraft. Herved kan en virksomhed automatisere en væsentlig del af deres arbejdsgange og frigøre værdifulde ressourcer der kan allokeres til mere presserende områder.  

RPA bliver også kaldt for ”it-branchens gaffatape”, da robotterne ofte anses som en mirakelløsningMange virksomheder finder også ideen om at få en robot til at ordne trivielle arbejdsopgaver fristende, og der er da også utallige fordele og muligheder men også en række faldgruber, der skal tages seriøst, hvis man skal have udbytte af investeringen i RPA. 

Hvad er fordelene ved at bruge RPA?

RPA vil kunne tilbyde forskellige fordele afhængigt af, hvordan din virksomhed vælger at udnytte teknologien, men generelt vil du med implementeringen af softwarerobotter kunne opnå:

  • Ressourcebesparelser fordi manuel arbejdskraft frigøres
  • Større produktivitet og hastighed i opgaveløsningen – døgnet rundt og uden behov for pauser
  • Processer bliver standardiseret, så du altid ved, hvordan opgaven bliver udført og hvor relevante data bliver lagret.
  • Større præcision og færre fejl i arbejdet med data
  • Automatiseringen vil medføre økonomiske besparelser for virksomheden
  • Kompatibelt med et vilkårligt IT system, selv ældre udgaver uden tilgængelige tekniske snitflader


Fordelene vil selvfølgelig give flere frie hænder, så der kan fokuseres på at skabe værdi andre steder i din virksomhed. Dermed kan I bruge mere tid på forretningen, såsom kontakt med jeres kunder eller udvikling af nye ydelser.

Hvordan kommer jeg i gang med RPA?

Først og fremmest bør du overveje hvorvidt RPA er den rigtige løsning for din virksomhed. Det er ikke alle processer, hvor digitalisering med RPA er den bedste løsning:

  • Hvis processen kan gøres overflødig eller simplificeres kan fordelene ved RPA forsvinde
  • Hvis en automatisering af processen med en workflowplatform som f.eks. DitmerFlex passer bedre til processen bør det overvejes
  • Hvis bedre integration af eksisterende it-systemer kan reducere de manuelle dele af processen, bliver besparelserne med RPA mindre

 

Dernæst skal du have identificeret en arbejdsgang med automatiseringspotentiale. Man kan kigge på følgende kriterier, når man skal udvælge den første arbejdsgang.

Antal

Antallet af gentagelser i processen

Omfang

Omfanget af manuelle opgaver i processen

Variation

Variationen i processen fra gentagelse til gentagelse

Hyppighed

Hyppigheden af ændringer i brugergrænsefladerne på de involverede it-systemer

Du bør lave en evalueringsproces over de forskellige aspekter af de processer, du overvejer. Vi foreslår at man eksperimenterer i det små når forløbet startes op, og sørger for at udarbejde en reel strategi for hele forløbet når der eskaleres. Det vil være en fordel at bruge en agil proces under udviklingsforløbet af robotterne, hvori der testes og senere implementeres, for at nå hurtigere i mål med projektet.

Lad os hjælpe dig i gang med RPA på blot 2 timer

Kontakt mig

Hvad skal man undgå i brugen af RPA?

Der vil selvfølgelig altid være en bagside og potentielle faldgruber ved al slags teknologi, og RPA er ingen undtagelse. Automatiseringen af arbejdsgange kan lede til et skift i ansvarsområder, da visse jobs gøres overflødige. Medarbejdere kan derfor blive skeptiske overfor teknologien og dens implementering. Derudover kan implementeringen af robotterne blive mere besværlig og dyr end tidligere antaget, afhængig af deres antal og omfang.

Arbejdsgange der bliver udvalgt til RPA skal også være fastslået før softwaren bliver implementeret, da bare en lille ændring i processen kan betyde en reprogrammering af robotten. Virksomheder vil drage nytte af at udarbejde et framework over hele processen, ikke blot enkelte dele der hurtigt skal fikses. RPA bør aldrig implementeres halvt, da man risikerer at robotterne tit vil gå i stykker forskellige steder i virksomheden og der konstant skal ”lappes” på disse nye problemstillinger.

5 gode råd til brugen af RPA:

  • Implementer de forskellige overvejelser vedrørende RPA hos den almene medarbejder og gør dem ”dovne”. Hermed sagt at de skal kunne identificere arbejdsgange med potentiale for automatisering.
  • Skab et sted i organisationen, hvor medarbejdere kan foreslå automatiseringsmuligheder og sørg for, at forslagene bliver evalueret.
  • Tænk bredt – RPA er kun ét værktøj og ikke svaret på alle problemstillinger. Andre muligheder som makroer, integrationsservices, workflowsystemer og lignende kan være bedre bud.
  • Hav en strategi for RPA og kast dig aldrig hovedkuls ud i projektet. Spørg dig selv om brugen af RPA er nødvendigt og fokuser på den specifikke opgave du ønsker at løse.
  • Ikke blot ”automatisér spild”, dermed ment at teknologien anvendes på overflødige arbejdsopgaver.

 

Hvordan forløber dagligdagen med teknologien?

Vi foreslår en grundig omgang research på de forskellige aspekter af processen vi har nævnt tidligere, med henblik på at vurdere hvad man ønsker at opnå når implementeringen er overstået. Derefter burde det daglige forløb ikke kræve meget input fra dig, så længe robotterne er ordentligt implementeret. Betragt robotten som en ny kollega der skal ses til i ny og næ, som ellers blot udfører dets arbejde. Efterfølgende vil I drage fordel af at overveje andre processer der kan have potentiale for automatisering, hvilket kan hjælpes på vej ved at få dine kolleger til at tænke med om muligheder for procesforbedring.

Få flere artikler og tips om digitalisering!

Få flere artikler og tips om digitalisering!

Vil du høre mere om de nyeste digitale trends? Så tilmeld dig vores nyhedsbrev og vær blandt de første som hører om nye artikler, events og meget mere!