Medarbejderne er som regel virksomhedens vigtigste ressource, og ofte også den dyreste. Derfor skal vi som medarbejdere bruge tiden hvor vi giver mest værdi, og det er sjældent når vi igen og igen udfører manuelle rutiner der ligeså godt kunne digitaliseres.

De fleste ved, at digitalisering kan skabe store besparelser, kan hæve kvaliteten og øge kundetilfredsheden - hvis det gøres rigtigt. Hvad der straks er sværere, er hvordan det skal gribes an. Hvordan kommer du i gang, og hvordan sikrer du dig, at du tager fat i den rigtige ende og dér hvor det giver mest værdi, hvornår skal du bruge standardløsninger og hvornår skal du levere noget unikt. Så hvor starter man?

 

 

”Højt digitaliserede virksomheder er i gennemsnit 22% mere produktive”

Erhvervsministeriet

Indhold

Sådan skaber digitalisering bedre bundlinje

  • Automatiserede processer minimerer administration 
    Færre manuelle processer, hurtigere udførelse af opgaver, minimering af fejl og frigivelse af medarbejder ressourcer. 

  • Integrationer fjerner dobbeltarbejde
    Når systemerne snakker sammen, minimeres dobbeltindtastning og fejl.

  • Den rette information til den rette person på det rigtige tidspunkt
    Når flere systemer anvender de samme data, kan medarbejdere i forskellige afdelinger tage bedre og mere kvalificerede beslutninger.

Digitaliseringens tre veje til øget effektivitet og bedre bundlinje

Optimering af processer

Minimering af fejl

Frigivelse af medarbejderressourcer

Kom i gang med 5 øvelser

Digitalisering er en vigtig opgave, som bør håndteres på et solidt beslutningsgrundlag. Samtidig bør projektet gennemføres i overskuelige faser, således at investeringen hurtigt giver et afkast. Hos Ditmer anbefaler vi efter principperne: Tænk stort, start småt og eksekver hurtigt.

Alt efter hvor I er som virksomhed i jeres digitaliseringsrejse, så udfører vi sammen 5 indledende øvelser, som i løbet af kort tid giver dig viden om hvilke processer som skal effektiviseres, og hvordan din løsning skal designes, for både at være intuitiv og effektiv at anvende for kunderne og/eller medarbejderne.

#1

Forstå brugerne og kom godt fra start

For at vide hvilke processer din løsning skal effektivisere er det første skridt, at du danner dig et overblik over de forskellige brugertyper, som arbejder med processerne og hvordan de løser opgaverne i dag, hvilke systemer der er involveret, data der er behov for, hvor ofte en proces gentages osv. På den måde vil du vide, hvilke processer som skal effektiviseres, og i hvilken rækkefølge det kan betale sig at optimere dem.

Derfor skal du ud og være nysgerrig, ja næsten irriterende nysgerrig på, hvordan brugerne løser deres opgaver i dag. Ofte vil du blive overrasket over, at de udfører processen markant anderledes, end du havde forestillet dig og ofte gør de det på forskellige måder – netop derfor er denne fase utrolig vigtig for dit fremtidige arbejde med at effektivisere digitalt.

Efter behov anvender vi tre metoder til at forstå brugerne:

  • Eksisterende data – Hvis I allerede har indsigter på brugernes oplevelse, eller hvis I har medarbejdere med dyb indsigt i brugerne.

  • Interviews – Samtaler med kernebrugere, hvor brugeren viser hvordan de arbejder eller køber i dag, og hvilke punkter som frustrer dem. Denne metode giver et fuldt overblik over en specifik brugerrejse, og egner sig til unikke brugerrejser eller specialistmedarbejdere.

  • Workshop – En session med 3-6 medarbejdere eller kunder. Her gennemgår deltagerne en række intensive design sprint-øvelser, som giver værdifulde inputs omkring hvordan brugerne løser bestemte opgaver, og hvilke behov de har til fremtidige digitalisering. Metoden er velegnet til diskussion og indsamling af inputs på kort tid.

Læs også: Sådan finder du frem til, hvad dine brugere virkelig ønsker sig.

Læs mere

#2

Inddel brugerne i personaer for at visualisere deres behov

For at kunne danne et overblik over de trin, hver bruger går igennem for at løse en proces, skaber vi en såkaldt persona som er et billede på hver brugertype. Det skaber en fælles forståelse for en brugertypes rejse, indstilling og behov, og dermed kan vi begynde at designe en løsning, som effektiviserer denne rejse.

Med en persona for hver brugertype bliver det visuelt hvilke arbejdsopgaver, frustrationer og mål hver brugertype har, og dermed kan vi designe en brugeroplevelse, som effektivt løser brugerens behov.

Læs også: Benyt personaer til at skabe effektive medarbejdere

Læs mere

#3

Skab overblik over processerne med et User story map

Hvis et digitaliseringsprojekt spænder for bredt, bliver det ofte svært at overskue alle de små, men nødvendige funktioner. Det skaber en situation, hvor planlægningen og udviklingen tager lang tid, og projektet derfor først begynder at tjene sig hjem flere år ude i fremtiden - hvis det overhovedet bliver til en realitet.

Derfor er det vigtigt at skabe et overblik over de små aktiviteter, som tilsammen danner den store proces.

Vores favoritmetode til formålet er ”User story mapping” som er en metode til at visualisere alle de funktioner, som er nødvendige for at brugerne kan udføre deres arbejde effektivt. User story mapping er en effektiv metode, da det er nemt for udviklerne at estimere, hvor meget tid hver funktion vil tage at udvikle. Samtidig er det nemt at vurdere, hvilke funktioner, som er et ”must” og hvilke som kan komme senere. Dermed kommer du hurtigt i luften.

#4

Gentænk processerne og skab endnu mere effektivitet


Efter din research i fase 1, har du et overblik over de processer som de enkelte personaer gennemgår for at udføre deres arbejde i dag. Typisk kan vi med digitalisering og automatiseringer springe led over, eller udføre dem på en ny måde.

Dermed er denne fase en gylden mulighed for at starte på en frisk, og designe processerne på en ny og smartere måde. Dermed får du mulighed for at ændre på ”sådan har vi altid gjort” tankegangen.

#5

En businesscase giver overblik over gevinsterne

Efter de tre første øvelser har du et præcist overblik over hvilke processer som skal effektiviseres. Dermed kan du tage en kvalificeret beslutning, og informere dine kolleger om processen. Det vil altså være muligt at give et klart estimat på:

1

Gevinster ved digitaliseringen

2

Projektets forløb og omfang

3

Omkostningerne til udvikling og efterfølgende vedligeholdelse

GRATIS: Afklaringsforløb mindsker fejlbeslutninger

For at vise, at det er muligt at komme hurtigt fra idé til handling - så har vi udviklet en gratis afklaringssession som på kun 2 timer guider jer gennem de vigtigste spørgsmål omkring en konkret digitaliseringsindsats og som "tvinger" jer til at træffe beslutninger.

Når sessionen er færdig, har I en handlingsplan således, at I kan træffe beslutning om, hvordan I eventuelt skal starte effektiviseringsindsatsen. Vi hjælper og Ditmers konsulenter står til rådighed, så det ikke er tekniske spørgsmål som stopper processen.

Book min plads

Bandagist Centret sparede medarbejdertimer med løsning til forbedret tilbudsgivning

 

Hos Bandagist-centret er hver bestilling individuel, og der er mange parametre at tage stilling til før et tilbud kan sendes. Processen foregik tidligere manuelt fordi intet standard CMR-system fuldt ud kunne opfylde behovet. I dag er processen strømlinet og dette har frigivet medarbejderressourcer til at skabe mere salg og bedre kundeoplevelser.

Læs casen

Vil du vide mere om effektiv digitalisering - så kan Christian Hjælpe