Nyt fagsystem til retspateologisk afdeling

Hvordan jonglerer man udviklingen af et fagsystem, der skal være en bærende del af 2 forskellige uddannelsesinstitutioner?

Vi har i det seneste år samarbejdet med Aarhus Universitet (AU), for at udvikle et fagsystem til deres Retspatologiske afdeling. Oprindeligt bestod samarbejdet bare af en mindre tilretning af et lignende system hos Københavns Universitet, men projektet fik hurtigt eget liv. Det blev pludselig en væsentlig større proces, hvor begge uddannelsesinstitutioner var involveret. Nu står instituttet et år senere med et system, som hjælper deres daglige arbejde med retsmedicinske erklæringer, og fungerer som en bærende del af deres organisation.

Projekt har flere år på bagen 

Instituttet for Retsmedicin er ansvarlige for opgaver stillet af Statsobducenturet, og er en del af myndighedsbetjeningen for politikredse over hele Danmark. Deres opgaver består af retslægelige obduktioner, findestedsundersøgelser og personundersøgelser. Ifølge instituttet selv, så er deres målsætning at bidrage til forebyggelsen af kriminalitet og ulykker gennem forskning, undervisning og retsmedicinske undersøgelser. Derfor så instituttet et behov for et fagsystem, der kunne understøtte deres daglige arbejdsgange.

“Vi ønskede en løsning, der kunne være rygraden i vores daglige arbejde. Vores produkt er retsmedicinske erklæringer, så vi søgte ikke blot et RPA-system, men også en løsning, som skulle kunne samarbejde med DitmerFlex. Derfor var det nødvendigt med et komplet system, der var enkelt og nemt at bruge. Samtidig arbejder vi meget i dokumentation, så systemet skulle være 100% driftssikkert efter implementeringen” forklarer Anni Mandrup Høeg. 

Forventningerne til projektet var store, da instituttets produkt er af meget følsom karakter, og en stor del af deres arbejde omhandler dokumentation, hvilket alt sammen kræver en høj grad af sikkerhed. Instituttet ønskede et RPA-system, hvilket helt konkret er et fagspecifikt modul for deres retsmedicinere, som kunne håndtere personfølsomme dokumenter som de tidligere nævnte obduktionsrapporter og lignende. 

“Resultatet af samarbejdet har været et velfungerende system, der i stor grad matcher vores behov. Derudover blev det leveret til tiden, og indenfor budgettet, hvilket var vigtige faktorer for os"

Anni Mandrup Høeg

Sekretariatsleder på Aarhus Universitet

Grundstenene til det længerevarende projekt blev allerede lagt for år tilbage, hvor Ditmer havde gennemgået et samarbejdsforløb med Københavns Universitet. Det var gennem dette samarbejde, at Aarhus Universitet først stiftede bekendtskab med Ditmer. Da AU senere var på udkig efter et meget specialiseret system, og blev enige med KU om at bruge deres, var der dog behov for en videreudvikling på denne løsning.  

“Hvad der startede som et lille tilretningsprojekt, er nu endt med at blive et stort system. Det er egentlig os, som står på kontrakten, men i virkeligheden var det et fælles projekt med KU. Det er både spændende, men også meget udfordrende, når den ene part sidder i KBH. Der er meget faglighed i spil over store distancer” fortæller Anni Mandrup Høeg, sekretariatsleder på Aarhus Universitet. 

Løbende afklaring og feedback former proces 

Samarbejdet blev indgået, og grundet projektets størrelse tog det længere tid end først antaget. Den store skala for projektet kræver også en dybdegående indsigt 

“Vi var allerede igennem en afklaringsfase, da jeg kom ind i projektet. Men der blev fra vores side af sat stor pris på at Ditmer virkelig satte sig ind i vores behov, og så havde de jo kendskab til området indenfor det retsmedicinske i forvejen. Det har været et rigtigt godt forløb, og især når man tænker på, at vi har været kunde i samspil med KU. Vi har løbende testet og snakket sammen med teamet fra Ditmer, hvor vi kunne fremlægge vores ideer, og få oplæg tilbage på hvordan det kunne se ud i den endelige løsning.” uddyber Anni Mandrup Høeg.  

Instituttet behandler mellem 1100-1200 sager om året, som hver især har en stor dybde og tunge arbejdsgange. Derfor var løbende forventningsafstemninger og tests nødvendige, så der hele tiden var fuld forståelse for begge parter om forløbets udfald. 

“Når vi kører større forløb som det her, som er A til B projekter, så tager vi altid udgangspunkt i vores procesmodel. Der har vi grundprincipper som følges, med mulighed for den enkelte projektleder at tilpasse modellen ift. forløbet og kunden. I det her projekt valgte jeg at opdele det i konkrete faser, hvor hver fase så kunne indeholde mindre udviklingssprints. Denne opdeling gjorde det nemmere for kunden at navigere rundt i forløbet, og gør det tydeligt hvad, og hvilket område vi arbejder med på et givent tidspunkt. Før vi begynder på et større sprint, har vi kundens projektgruppen inde, så der kan afklares og stilles spørgsmål. Ved dette projekt var der et unikt aspekt, fordi AU stod på kontrakten, men KU skulle være medbestemmende ift. den endelige løsning. Så, med to interessenter skulle der styring til fra vores side, så det til slut ville ende med at være en fælles løsning, som begge parter kunne se sig selv i.” uddyber Kamyar Karoubian, projektleder hos Ditmer. 

Endeligt produkt overstiger forventninger 

Der blev afholdt accepttest af systemet, hvor instituttet skulle godkende funktionerne og vurdere, om de var klar til at gå i luften. Nu er hele afdelingen kommet fuldkommen i gang med at bruge det nye system, og der er samtidig slukket endegyldigt for det forrige.  

“Resultatet af samarbejdet har været et velfungerende system, der i stor grad matcher vores behov. Derudover blev det leveret til tiden, og indenfor budgettet, hvilket var vigtige faktorer for os. Vi blev mødt af kompetente medarbejdere hos Ditmer, som var imødekomne og fleksible. Vi har ikke nødvendigvis lige så store IT-kompetencer som KU, så Ditmer har skullet møde os på et stort spænd” fortæller Anni Mandrup Høeg. 

Hver gang man starter et nyt forløb op, så er det vigtigt at skabe en god relation med kunden og sørge for de føler sig trygge undervejs, og at der er stor tillid til os som leverandørDet har da helt sikkert være udfordrende at holde styr på 2 interessenter over et års forløb, men med de processer vi har her i huset, så er det klart nemmere at styre sådanne projekter” fortæller Kamyar Karoubian. 

“Vi har fået et produkt, hvor vores lægegruppe kan arbejde meget mere i systemet end før. De har været meget begejstrede for billedfunktionen, hvor de har mulighed for at smide tags og beskrivelser på billeder, så de hurtigt kan søge dem frem til undervisningsformål. Det nye system er integreret med DitmerFlex, og nu skal vi arbejde videre med netop den forbindelse, så mere data kan flyde nemt mellem de 2 systemer” slutter Anni Mandrup Høeg. 

Vil du vide mere om hvordan vi angriber digitale projekter? Så tag fat i Toke