Danske Regioner stod uden deres vante løsning basislaege.dk hvilket betød, at flere hundrede unge lægestuderende ikke kunne søge deres KBU i den kommende ansøgningsrunde. De henvendte sig til deres gamle sparringspartner Ditmer, og står i dag med en udviklet løsning, der kan løfte opgaven mere brugervenligt og fuldstændig selvkørende. 

 

Uundværligt værktøj for medicinstuderende 

Basislaege.dk er et essentielt led i den Kliniske Basisuddannelse (KBU), da systemet fungerer som det første skridt for nybagte medicinstuderende. Medicinstuderende skal efter endt universitetsuddannelse gennemgå et KBU-forløb for at opnå Sundhedsstyrelsens tilladelse til selvstændigt virke, og det er her systemet kommer ind i billedet. Systemet bruges i sin enkelthed til fordelingen af uddannelsesforløb. Her modtager den individuelle ansøger et lodtrækningsnummer, og når det bliver deres tur i køen, vil de have mulighed for at vælge mellem de tilgængelige forløb.

Det forrige system havde 12 år på bagen, da den daværende udbyder opsagde deres aftale med Danske Regioner, som derfor kontaktede Ditmer med et ønske om en nyere løsning. Behovet for det nye system var akut, eftersom tildelingsforløbet finder sted 2 gange om året, og har stor personlig betydning for de mange ansøgere. Det satte en stram tidshorisont for udviklingen, da den forrige tildelingsrunde lige havde fundet sted i foråret, og det færdige system skulle stå klar til den næste runde i efteråret.

“Brugeroplevelsen i systemet har fået et løft, og der er sørget for større sikkerhed. En vigtig tilføjelse er, at vi nu har fået et system, der kan rulle uden personovervågning. Førhen skulle der mange menneskelige ressourcer til at sikre, at alt kørte som det skulle”

Kasper Juncher Bjerregaard

Region Midtjylland

“Vi havde et samarbejde med Ditmer i forvejen, hvor vi sammen havde udviklet et system til håndteringen af uddannelseslæger, der søger en hoveduddannelse. I den løsning var der også data fra hospitalsenhederne, der kunne bruges i det nye basislæge system.” fortæller Kasper Juncher Bjerregaard, Region Midtjylland.

“Kunden havde et ønske om en løsning, der skulle være moderne, nem i brug, og kunne stå fuldstændig færdig til tiden. Vi var den åbenlyse samarbejdspartner til projektet, gennem vores tidligere arbejde på et system til håndtering af hoveduddannelsesforløb, så vi kendte domænet intimt” fortæller Morten Manø, projektleder hos Ditmer.

Samarbejde i overskuelige bidder 

Udviklingsforløbet var præget af Ditmer’s sædvanlige udviklingssprints, hvor de foreliggende opgaver bliver nedbrudt med kunden, så alle parter er afklarede med forløbet.
“Samarbejdet har været meget ligetil, da kunden ønskede et system, der mindede om hvad de brugte tidligere, blot med finpudsninger hvad angår præsentation, funktioner og brugervenlighed. På den måde behøvede vi ikke genopfinde den dybe tallerken, men kunne arbejde ud fra præcis hvad kunden ville have” uddyber Morten Manø.

“Vi kørte flere dagsarrangementer, hvor vi var hos Ditmer for at udveksle viden. De sugede viden omkring domænet ud af os, og havde mulighed for at se den tidligere løsning i brug. Da udviklingen blev skudt i gang, var der fortsat løbende kontakt og statusmøder, hvor vi altid havde frihed til at ringe med spørgsmål eller lignende” beskriver Kasper Juncher Bjerregaard.

Selvkørende løsning løfter ansøgningsproces 

Det endelige system leverer samme ansøgningsproces som tidligere, men med yderligere funktioner, der skal løfte brugervenligheden.

“Hele tildelingsforløbet starter med, at den enkelte ansøger tilmelder sig KBU-runden hos Sundhedsstyrelsen. Sundhedsstyrelsen kører en lodtrækning, hvor alle ansøgerne får tildelt et lodtrækningsnummer, som anvendes i selve basislæge-systemet. På baggrund af lodtrækningsnummeret tildeles ansøger et fastlagt tidsrum, hvor de kan vælge mellem de forskellige uddannelsesforløb. Der er en favorit-funktion, hvor ansøger kan rangere deres mest eftertragtede valg på forhånd, og så vil systemet automatisk vælge det højest prioriterede forløb, hvis lægen er forhindret i selv at vælge” uddyber Morten Manø.

En af de vigtigste faktorer i det færdige system, var en total uafhængighed fra leverandøren. Med dette menes der, at løsningen skulle være selvkørende og 100% ejet af kunden, således at Danske Regioner ikke skulle inddrage og betale Ditmer til hver enkelt ansøgningsrunde fremadrettet.

“Det er et meget unikt system, i og med at det ligger afventende det meste af året, og så kommer der en masse trafik under de to ansøgningsrunder. Placeringen af lægernes uddannelsesforløb spiller en stor rolle for ansøgerne, så det var utroligt vigtigt at systemet var fuldkommen driftssikkert. Derfor havde vi også en udvidet supportaftale, hvor kunden kunne ringe til os døgnet rundt, hvis dette var nødvendigt” fortæller Morten Manø.

“Brugeroplevelsen i systemet har fået et løft, og der er sørget for større sikkerhed. En vigtig tilføjelse er, at vi nu har fået et system, der kan rulle uden personovervågning. Førhen skulle der mange menneskelige ressourcer til at sikre at alt kørte som det skulle” slutter Kasper Juncher Bjerregaard.