Brønderslev Kommune var på udkig efter en dialogplatform, der kunne opfylde kravene til GDPR og samtidig fungere som en nem overgang fra den nuværende brug af SMS i dialogen med borgerne. Løsningen blev LetDialog, som i dag bruges af de ansatte i kommunens Ungecenter til at skrive sikkert og nemt med de unge.

Kommunen havde fået anbefalet LetDialog af flere andre kommuner, og baggrunden for, at dialogplatformen først blev rullet ud i Ungecentret, var, at der her var udfordringer i kommunikationen med de unge.

”Vi startede med at udvælge Ungecentret som den afdeling, der skulle gennemgå en prøveperiode med LetDialog, fordi der var udfordringer med at få sendt beskeder mellem medarbejdere og de unge. Det var især tilfældet med mentorer og andre, som ikke var på vores systemer,  hvor der blev ofte brugt SMS i dialogen,” fortæller Mette Jensen, IT-konsulent i Brønderslev Kommune.

”De unge virker til at være glade for brugen, da det er noget, som er nemt og genkendeligt for dem. LetDialog minder jo om andre chatsystemer, der er velkendte for dem, og både de unge og medarbejderne var hurtige til at tage løsningen til sig”

Mette Jensen

IT-konsulent i Brønderslev Kommune

Genkendelighed har bidraget til 280 dialoger

Der er i dag igangsat 280 aktive dialoger med unge mennesker på tværs af 40 brugere i kommunen, og modtagelsen har været positiv.

”De unge virker til at være glade for brugen, da det er noget, som er nemt og genkendeligt for dem. LetDialog minder jo om andre chatsystemer, der er velkendte for dem, og både de unge og medarbejderne var hurtige til at tage løsningen til sig” siger Mette Jensen.

Det er ikke kun det genkendelige ydre, som har hjulpet LetDialog på vej i kommunen. Flere af funktionerne, der er til stede i chat-systemet, havde længe været efterspurgt.

”Man kan vedhæfte al den relevante information i en dialog og tage billeder uden at bekymre sig om, at de ligger fysisk på telefonen. Det fungerer også rigtig godt at få de unge til at bruge det, netop fordi det er så nemt og genkendeligt, som det er,” fortæller Mette Jensen.

”Ditmer har været utroligt gode til at hjælpe os gennem processen, og vi er blevet holdt godt i hånden."

Mette Jensen

IT-konsulent i Brønderslev Kommune

Gnidningsfri implementering leder til lys fremtid

Processen har været gnidningsfri, hvilket Mette Jensen tilskriver det gode samarbejde, kommunen har haft med både Ungecentret og Ditmer. Ledelsen på Ungecentret har bakket op om projektet, og det er også dem, der har udstukket retningslinjerne for brugen af systemet. De udpegede superbrugere har også været gode, da de følger op på, om systemet bliver brugt af kollegaerne.

”Ditmer har været utroligt gode til at hjælpe os gennem processen, og vi er blevet holdt godt i hånden. Da der blev lanceret et nyt design i LetDialog, fik vi et opfølgningsmøde, som gjorde overgangen meget nem, og de medarbejdere, som havde udfordringer, blev hjulpet på mødet,” lyder det fra Mette Jensen.

Fremtiden ser lys ud for LetDialog i kommunen, fordi Ungecentrets oplevelse har været så god, at løsningen nu skal rulles ud i resten af organisationen.

”Vi har besluttet, at LetDialog er løsningen, som vi går med i de afdelinger, der benytter SMS i dag, eller som kan se en værdi i at bruge LetDialog. Næste afdeling er Børn og Kultur, fordi de har en del korrespondance med plejefamilier,” slutter Mette Jensen.

Hvordan fører man bedst dialoger mellem borgere og sagsbehandlere? Læs også casen om Struer Kommmune

Læs casen her