Holbæk Kommune

Vi havde behov for overblik

Holbæk Kommune har hvert år 120-140 lønnede elever fra bl.a. sosu-uddannelserne i uddannelsesforløb, og det krævede tidligere masser af administrativt arbejde. Det skyldes, at informationerne om elever, uddannelsesforløb og praktiksteder lå spredt i en lang række Excel-ark, dokumenter og ESDH-sager. Nu har den sjællandske kommune sagt farvel til virvaret af dokumenter, efter at uddannelsesteamet er begyndt at bruge administrationsløsningen EduAdm. 

”Vi havde behov for at få overblik over alle elever, hold og praktiksteder ét sted, og det har vi fået med EduAdm. Systemet samler alle informationer ét sted og vil på sigt blandt andet kunne give os et uddannelsesmæssigt og økonomisk overblik,” siger uddannelsesansvarlig Helle Andersen fra Holbæk Kommune.

Farvel til Excel-arkene

Den nylige reform på uddannelsesområdet har medført, at eleverne i kommunerne har fået mere individuelle uddannelsesforløb, fordi de kan få godskrevet flere tidligere uddannelser end før. Her er EduAdm en fordel, fordi det giver samlet overblik over de mange forløb. 

”Tidligere brugte vi hjemmestrikkede Excel-ark til at få overblik over holdene og fordele praktikpladser, men det gav mange fejl, for eksempel når vi skulle flytte en elev fra et hold til et andet. Ofte skulle vi også bruge lang tid på at finde en bestemt elev i de mange lister. Det er slut med EduAdm, som giver uddannelsesteamet én indgang til eleverne,” siger Helle Andersen.

 

Randers Kommune

Jeg ville nødig undvære det i dag 

Siden 2013 har Randers Kommune brugt EduAdm til at holde styr på de mere end 120 elever fra sosu-uddannelserne, som kommunen hvert år har i uddannelsesforløb. Løsningen erstattede tidligere tiders bunker af papirer, mapper og regneark, og uddannelsesteamet er glad for den digitale løsning. 

”I gamle dage kunne vi bruge lang tid på at opdatere holdlister, sende breve ud til eleverne og holde styr på de mange papirer, men det er slut med EduAdm. Jeg ville nødig undvære det i dag, hvor løsningen samler alle informationer omkring eleverne lige fra stamdata og holdlister til uddannelsesaftaler og elevpjecer om sygemeldinger,” siger administrativ assistent Henny Bidstrup Møller fra Randers Kommune.

Løbende tilretninger

EduAdm er blevet løbende tilrettet siden lanceringen, og efter godt fire år som bruger af løsningen har Henny Bidstrup Møller oplevet ændringerne på nært hold.

”Ditmer er gode til hele tiden at rette små ting, så løsningen løbende bliver bedre, og det er jeg glad for som bruger. Det er også rigtigt godt, at der er erfa-møder med brugere i andre kommuner, så man kan dele erfaringerne og få inspiration fra andre. Konkret har vi i Randers eksempelvis delt vores skabelon til praktikstedsønsker med en anden kommune, og det er jo til gavn for alle,” siger Henny Bidstrup Møller.

Uddannelsesteamet i den østjyske kommune bruger også løsningen til at kommunikere med eleverne over SMS, ligesom eleverne kan logge ind i EduAdm med NEM-ID og finde alle deres relevante dokumenter. 

 

Favrskov Kommune

Vi er blevet helt papirløse

Favrskov Kommune har siden 2013 brugt EduAdm til at administrere de omkring 40 elever fra sosu-uddannelserne, som kommunen har i uddannelsesforløb hvert år.

Løsningen erstatter tidligere tiders ringbind, breve og omfattende Excel-ark, og alle informationer omkring elever, deres individuelle uddannelsesforløb og kommunens praktiksteder er i dag samlet i EduAdm.

”Vi er blevet helt papirløse, og alle informationer lige fra CPR-numre til holdlister ligger inde i EduAdm. Det gør det let at ansætte nye elever og administrere praktiksteder, fordi alt er samlet ét sted. Samtidig er vi i uddannelsesteamet ikke afhængige af at være fysisk på kontoret, fordi vi kan tilgå systemet, hvis vi arbejder hjemmefra,” siger uddannelsesansvarlig Irene Winther fra Favrskov Kommune.

Kommunikation med elever på SMS

Kommunen bruger også EduAdm til at kommunikere med eleverne over mobilen om alt fra ansættelser til udfyldelse af uddannelsesaftaler.

”Eleverne er vant til at bruge masser af digitale løsninger i hverdagen. Derfor er det naturligt, at vi bruger SMS til at kommunikere med dem om eksempelvis ansættelser. Den tid, hvor vi sendte breve i stribevis ud til eleverne, er forbi,” siger Irene Winther.

Udover uddannelsesteamet bruges løsningen i Favrskov også af de omkring 35 praktikvejledere i kommunen. Økonomimodulet var en væsentlig faktor for at Favrskov Kommune købte løsningen, og kommunen forventer at modulet, der har været under udvikling, kommer til at fungere optimalt fra 2018.

 

Skanderborg Kommune

Vi har fået et fantastisk overblik

Tidligere kunne det være en krævende opgave at administrere eleverne fra sosu-uddannelserne i Skanderborg Kommune, fordi informationer var spredt vidt forskellige steder. I dag bruger uddannelsesteamet administrationsløsningen EduAdm til at administrere eleverne, og det er en stor fordel.

”Løsningen har givet os et fantastisk overblik. Vi sparer en række arbejdsprocesser i hverdagen, fordi vi kan styre tildeling af praktiksteder, få overblik over økonomien og kommunikere med eleverne i det samme system,” siger uddannelsesansvarlig Jonna Christiansen fra Skanderborg Kommune.

Lettere at søge refusion

EduAdm har også gjort det væsentligt lettere for medarbejderne at søge refusioner, ligesom det er blevet muligt at lave en række statistikker på individ- og holdniveau, som tidligere var besværlige eller umulige at lave.

”Med EduAdm har vi én gang for alle sagt farvel til en arbejdsdag, hvor vigtige data skulle findes i bunker af A4-mapper eller gamle mails. Det er en stor fordel, at vi kan trække data om eksempelvis et holds økonomi ud på få sekunder uden at skulle rode med regneark og pivottabeller,” siger Jonna Christiansen.

Kommunikationen med eleverne er også blevet lettere, fordi EduAdm gør det muligt for eleverne at tilgå deres uddannelsesaftaler digitalt og at sende reminders til eleverne på SMS.

 

KOM IGANG

Hurtigt at komme igang

EduAdm er en webbaseret løsning, hvilket betyder, at der ikke er noget, der skal installeres. Det er derfor hurtigt at få adgang og komme i gang med at bruge løsningen, og uddannelsesteamet er typisk selvkørende efter 2-3 undervisningsdage.

Systemet er sikkert og understøtter overholdelse af den nye databeskyttelsesforordning. Uddannelsesteamet aftaler med Ditmer, hvilke funktioner der er behov for at starte med. Investeringen er den samme, uanset hvor mange elevtyper kommunen har, og hvor mange medarbejdere der bruger løsningen.

Download PDF om EduAdm

Download