Hjørring Kommune behøvede en ny tilgang til borgerdialogen om bookingen af byggesager, der samtidig kunne sørge for at forberede borger og medarbejder med relevant info inden samtalen. Løsningen blev en udvidelse af den eksisterende selvbetjeningsløsning, hvilket har lettet hele processen.

En flytning af den tekniske forvaltning i Hjørring Kommune fjernede muligheden for direkte borgerkontakt, og det var begyndelsen på en ny tilgang til booking af byggesagsbehandlere i den nordjyske kommune. Digitaliseringsplatformen DitmerFlex, der allerede var i brug hos kommunen, blev udvidet, og resultatet var en selvbetjeningsløsning, der effektiviserer hele processen. Løsningen har samtidig løst tidligere tiders problemer med, at borgerne mødte op med kort varsel, og at medarbejderne ikke var informeret om mødernes indhold.

Byggesager kan bookes efter behov

Løsningen ”Book en byggesagsbehandler” giver borgerne mulighed for at booke et møde med en byggesagsbehandler direkte på kommunens hjemmeside. Dermed er borgeren ikke længere bundet af kommunens telefon- og åbningstider, men behøver blot at logge ind på hjemmesiden og finde en dato. Borgere og virksomheder logger ind på platformen med NemID, og alle henvendelser lander automatisk på den rigtige sag i Hjørring Kommunes ESDH-system SBSYS. Dette øger også gennemsigtigheden, fordi borgere og virksomheder kan logge løbende ind for at se status på sagen.

”Den største fordel ved løsningen er en højere grad af tilgængelighed, fordi borgeren kan booke en tid, når det passer dem,” siger Kenneth Pryssing Nøhr, digitaliseringsmedarbejder i Hjørring Kommune.

”Løsningen har givet os en væsentlig hurtigere sagsbehandlingstid og klæder vores medarbejdere bedre på, inden de skal mødes med en borger”

Kenneth Pryssing Nøhr

Digitaliseringsmedarbejder i Hjørring Kommune

Når borgeren så booker sig ind på en dato, modtager den givne medarbejder en notits med et kort resume af den information, som borgeren har indtastet. Der er medregnet en grænse for, hvor sent et møde kan bookes, så der ikke opstår situationer hvor medarbejderen er dårligt forberedt på grund af tidsmangel. Datoerne, som kan bookes, bliver lagt ind et halvt år ad gangen, hvor medarbejderne selv kan justere deres fridage, hvilket er det eneste arbejde involveret i processen.

”Løsningen har givet os en væsentlig hurtigere sagsbehandlingstid og klæder vores medarbejdere bedre på, inden de skal mødes med en borger,” lyder det fra Kenneth Pryssing Nøhr.

Funktioner er baseret på indsigt

Løsningen er resultatet af et længere samarbejde mellem kommunen og Ditmer, hvor borgerens perspektiv og behov var en vigtig del af processen.

”Forløbet har været præget af en tæt dialog, hvor vi ofte gav feedback med fokus på borgernes behov, og hvordan vi kunne informere vores medarbejdere om sagen før mødet,” siger Kenneth Pryssing Nøhr.

Både borgere og medarbejdet har hurtigt fået øjnene op for gevinsten ved at bruge den nye løsning.

”Vores medarbejdere har taget godt imod den nye løsning, fordi de føler sig indraget i processen, selv styrer deres tilgængelighed og nu er velforberedte til de mange møder med borgerne,” fortæller Kenneth Pryssing Nøhr.

Se meget mere om DitmerFlex lige her

Læs mere

Fremtiden for løsning formes af borgerne

Fremover arbejder Kenneth Pryssing Nøhr og hans medarbejdere videre med at optimere løsningens blanketter gennem en konstant evaluering fra borgernes side. Når en blanket udfyldes, er der således mulighed for at vurdere dens kvalitet, så de ansvarshavende kan tilpasse processen løbende.

”Vi arbejder fortsat på at gøre vores blanketter endnu bedre. Vi synes måske selv, at løsningen er god, men det betyder ikke, at borgerne føler på samme måde, og derfor skal vi konstant kunne lytte til deres behov,” lyder det fra Kenneth Pryssing Nøhr.

Borgernes efterspørgsler til blanketterne har blandt andet resulteret i implementeringen af en mulighed for at booke telefonmøder og selv vælge mødested.

”Fremover vil vi fortsætte med at justere blanketterne, små som store, så de fortsat bliver endnu bedre,” slutter Kenneth Pryssing Nøhr.