Ejendomsmæglerkæden Home stod i foråret over for en række svære beslutninger. Home oplevede kontinuerlig vækst, og portalløsningen, som var kernen i it-infrastrukturen, fungerede i den hektiske dagligdag. Men da løsningen har været udbygget over flere omgange, passede den ikke længere til Homes behov, og da det samtidig var svært at integrere løsningen med nye systemer, valgte Home at gentænke hele it-setuppet til en fremtidssikret model.

Fra ét system til to integrerede systemer

Home har mere end 170 aftaler med franchiseforretninger, som tilsammen har ca. 1.000 medarbejdere ansat. For at sikre at stamdata som medarbejderens navn og adresse eller lokale åbningstider er korrekte rapporterer Homes forretninger dagligt ændringer ind til hovedkontoret. Herefter godkender hovedkontoret ændringerne og sikrer, at de overføres til både interne og eksterne systemer, f.eks. dem som styrer sagsbehandling og hjemmeside.

Hidtil har Homes forretninger indberettet ændringer via den gamle portalløsning. Denne er gennem årene blevet udvidet i takt med, at behovene har ændret sig, men efterhånden var portalløsningen blevet ineffektiv at arbejde i. Samtidig var løsningen integreret med mange andre systemer, og Home oplevede et behov for bedre at kunne håndtere datakilden, så det blev entydigt, hvad der er masterdata og at der ikke var forretningsregler kodet ind flere steder.

“Det var nødvendigt at få ryddet op og bygget løsninger, som passer til vores nuværende og fremtidige behov. Med de nye systemer får vi bygget et setup, som er moderne og fremtidssikret. Samtidig får vi fjernet den kompleksitet, som var bygget op over årene” siger Anne Brandt, CTO hos Home A/S.

“Med de nye systemer får vi sikkerhed for, at data altid er de rigtige, og sker der fejl, kan vi se nøjagtigt, hvilke ændringer der er lavet og hvornår og dermed nemmere rulle ændringerne tilbage. På den måde kan vi systematisk optimere fejlene, så de ikke sker igen”

Hanne Brandt

CTO hos Home A/S

Home besluttede sig for at udfase den gamle portalløsning og i stedet udvikle to systemer i samarbejde med Ditmer - et system til brugeradministration og et til forretningsadministration. Med disse to systemer vil det fremover blive enklere at håndtere, hvilke medarbejdere som har adgang til bestemte data og systemer.

De to systemer skal integreres med Homes øvrige systemer til håndtering af sagsbehandling, hjemmeside og interne værktøjer. Samtidig skal nye funktioner effektivisere administrationen og styrke sikkerheden i databehandlingen.

Bedre databehandling skal optimere fejl og styrke sikkerheden

En af de funktioner, som vil lette arbejdet i administrationen hos Home, er muligheden for at planlægge ændringer i stamdata til at træde i kraft på et valgt tidspunkt. I de gamle systemer var en medarbejder nødt til at logge ind og tjekke, om der er ønsker til ændringer og udføre disse på det tidspunkt, de skulle træde i kraft.

Med de nye systemer forventer Hanne Brandt at kunne mindske arbejdsopgaven med at ændre data, så det kun skal ske en gang om dagen, og at det kan gøres, når det passer ind i de øvrige arbejdsopgaver.

”Vi sad ofte i situationer, hvor vi til en start ikke havde alle oplysninger på eks. en ny forretning eller medarbejder. Den gamle løsning kan ikke håndtere planlægningen af opgaver, og derfor er vi ofte nødsaget til at opdatere data to gange. Det bliver heldigvis meget lettere nu,” siger Hanne Brandt

Med muligheden for at planlægge ændringer kommer der også en funktion, til hurtigt at give et overblik over tidligere ændringer. Dette giver samtidig mulighed for at rulle ændringer tilbage, hvis der er sket fejl. Funktionen har været på ønskelisten længe, fordi den giver mulighed for at se, om der er fejl, som gentages. Med overblikket over ændringerne er det muligt at ændre i processerne, så fejlene ikke sker igen, og denne tilgang til at minimere fejl glæder Hanne sig til at sætte i værk. 

“Med de nye systemer får vi sikkerhed for, at data altid er de rigtige, og sker der fejl, kan vi se nøjagtigt, hvilke ændringer der er lavet og hvornår og dermed nemmere rulle ændringerne tilbage. På den måde kan vi systematisk optimere fejlene, så de ikke sker igen” siger Hanne Brandt.

Arbejdsgange skal gentænkes og optimeres

At Homes administration ikke har kunnet planlægge ændringer, har også skabt udfordringer, hver gang der startede nye medarbejdere. Hver ny medarbejder skal oprettes i økonomi- og sagsbehandlingssystemet, før de kan begynde på deres nye arbejde.

Da den gamle portalløsning ikke kan ændre stamdata på forhånd, skal ændringen foretages den, dag hvor medarbejderen starter. Derfor håndteredes ændringerne som hasteopgaver, og ikke når det passede ind i de øvrige opgaver.

“Snart skal vi ikke holde øje med indkomne hasteopgaver, fordi vi kan forberede ændringerne og sætte dem i kraft, når medarbejderen starter. Derved undgår vi forstyrrelserne, og det vil give plads til andre opgaver,” fortæller Hanne Brandt

“Ditmer har været gode til at styre processen under hele forløbet. Vi har løbende testet, og vi følte os godt orienteret i alle stadier af processen”

Hanne Brandt

CTO hos Home A/S

Startede med afklarende workshop

Home og Ditmer startede udviklingsprocessen med to afklarende workshops hos Ditmer i Aarhus. Her blev manglerne ved den gamle løsning kortlagt, de nuværende brugerrejser blev skitseret, og til sidst blev fremtidsønskerne afklaret. Vigtige punkter på agendaen var at frasortere funktioner, som ikke længere var relevante, og at få vurderet de nye funktioner både fra en forretningsmæssig og en teknisk vinkel. På den måde dannede de to workshops rammen om en modernisering af Homes arbejdsgange, så de nye systemer kommer til at passe præcis til de nuværende og fremtidige behov.

”Nu slipper vi for den kompleksitet, som var bygget op gennem årene. Det betyder, at vi kan arbejde hurtigere end før,” pointerer Hanne Brandt.

Efter de to dage kunne Ditmer gå tilbage og estimere et agilt udviklingsforløb. Forløbet bød på korte sprints, hvor Ditmers udviklere byggede komponenter, hvorefter komponenterne blev vist frem på et demomøde, inden Homes medarbejdere testede, at de fungerede intuitivt i en arbejdssituation.

“Ditmer har været gode til at styre processen under hele forløbet. Vi har løbende testet, og vi følte os godt orienteret i alle stadier af processen,” siger Hanne Brandt

Et fremtidssikret setup

Homes virksomhed flytter sig hurtigt. Derfor er det nødvendigt, at de nye systemer fleksibelt kan tilpasses til de fremtidige behov. En konkret udfordring med den gamle portalløsning var, at den var kompleks at integrere med nye systemer. I de to nye systemer er derfor indbygget ”broer”, så det er enkelt at flytte en kopi af dataene til nye systemer. På den måde kan Home hurtigt tage nye systemer i brug, men stadig beholde kontrol over de vigtige stamdata.

”Vi vil ikke gå på kompromis med datakilden, men samtidig skal vi enkelt kunne tage nye systemer i brug. Derfor er det nødvendigt at udvikle et system med en indbygget fleksibilitet, og selvom det ikke kan ses på overfladen, bliver det en af nøglerne til succes i fremtiden,” slutter Hanne Brandt.