En effektiv proces med stor brugerinvolvering gjorde det muligt at udvikle og sætte en kompleks, digital parkeringsplatform i drift på kun to måneder.

Fra manuelle processer til digital administration


Det københavnske udviklingsselskab By & Havn, der står for at udvikle arealerne i Ørestad og København Havn, brugte mange ressourcer på at administrere selskabets parkeringskunder. Derfor ønskede By & Havn i efteråret 2018 en ny digital parkeringsplatform, der kunne effektivisere og automatisere processerne ved salg, betaling, opsigelse og administration af parkeringslicenser.

”Vi havde et manuelt setup med tunge arbejdsgange, og vi brugte lang tid på alt fra inkassokørsler til udsendelse af girokort med posten. Samtidig får vores arealer stadig flere parkeringspladser, som vi skal administrere. Derfor valgte vi at gøre hele administrationen digital, og efter en udbudsrunde blev Ditmer valgt til at udvikle platformen,” siger projektleder Katrine Hansen fra By & Havn.

Det var et selvstændigt mål med løsningen at mindske antallet af fejl og muligheden for svig, som var tilstede med den manuelle løsning, der var bundet op på fysiske parkeringskort i plastic. Desuden skulle den digitale platform skabe en øget forståelse for kundernes behov og brugsmønstre, som kunne gøde jorden for udvikling af nye parkeringsprodukter i fremtiden.

Stor brugerinddragelse fra første dag


Processen var præget af en stram deadline på kun to måneder, fordi løsningen skulle være i drift inden nytår 2018. Første skridt på vejen mod den nye parkeringsplatform var en todages workshop, hvor Ditmer og By & Havn sammen fik talt udfordringerne igennem, afklaret forventningerne til begge parter og prioriteret ønskerne til løsningen. 

”På grund af den korte deadline havde vi ikke tid til fejlskud, og her skabte workshoppen et fantastisk fundament for udviklingen. Vi fik sammen afklaret, hvad forventningerne var til os i de forskellige faser i processen, og vi fik lavet en benhård prioritering af, hvad der var need-to-have og nice-to-have i løsningen. En sidegevinst ved workshoppen var, at vi lærte hele teamet godt at kende, inden det intensive udviklingsarbejde gik i gang,” siger Katrine Hansen.

”Udviklingsprocessen er gået snorlige, og Ditmer har været særdeles god til at styre projektet, så vi nåede i mål til tiden og inden for budgettet."

Katrine Hansen

Projektleder fra By & Havn

Derefter gik Ditmer i gang med at skabe indsigter i behov og muligheder og udvikle konceptet for løsningen, hvorefter softwareudviklingen gik i gang. Udviklingsprocessen var delt i tre sprints og havde form af et iterativt forløb med løbende tests, validering og tilpasning, og der var stor fokus på inddragelse af brugerne fra første dag. 

”Kort tid efter workshoppen havde Ditmer designet klikbare prototyper med forskellige flows, som vi testede og validerede sammen med brugere. Testene gav stor indsigt i brugernes behov og gjorde os klogere på, i hvor høj grad vores antagelser om eksempelvis kundernes adfærd holdt vand. For mig er der ingen tvivl om, at den store brugerinddragelse tidligt i processen var central for, at vi kunne nå i mål med et færdigt produkt på kun to måneder,” siger Katrine Hansen.

Gennem hele forløbet var der tæt dialog mellem By & Havn og Ditmers udviklere, så opståede udfordringer kunne afklares med det samme. Løsningen gik i drift i starten af december 2018, og i udviklingsselskabet er der stor tilfredshed med samarbejdet.

”Udviklingsprocessen er gået snorlige, og Ditmer har været særdeles god til at styre projektet, så vi nåede i mål til tiden og inden for budgettet. På det personlige plan har det også været en fornøjelse at arbejde sammen med Ditmers udviklere, der har været professionelle og meget dedikerede,” siger Katrine Hansen.

”Der er ingen tvivl om, at den store brugerinddragelse tidligt i processen var central for, at vi kunne nå i mål med et færdigt produkt på kun to måneder."

Katrine Hansen

Projektleder fra By og Havn

Kompleks betalingsløsning med stor fleksibilitet


Den færdige løsning er døbt PARKinCPH og gør det muligt at administrere salg, betaling, opsigelse og administration af parkeringslicenser på abonnementsbasis og timebasis. Løsningen ligner en webshop, men kompleksiteten er langt større end en almindelig webshop, fordi løsningen reelt har digitaliseret alle arbejdsgange i hele By & Havns abonnementsstyring.

”Løsningen er skræddersyet til vores behov og har digitaliseret hele vores abonnementsdel med fornyelse af licenser og automatisk betaling. Platformen giver mulighed for at have flere kundetyper med hvert sit købsflow, og samtidig er løsningen fleksibel og kan skaleres op, hvis der bliver behov for det i fremtiden,” siger Katrine Hansen.

Designet har især haft fokus på at give beboere en god brugeroplevelse på mobilen, fordi By & Havn har mange kunder på mobile enheder. Kundernes betaling sker via en integration til betalingsgatewayen QuickPay, og løsningen integrerer til motorregistret for at kvalitetssikre indtastningen af nummerplader.

PARKinCPH anvender Ditmers udviklingsplatform Ditmer Application Framework, og prototype og designet er bygget i Ditmers designsystem Embla. Løsningen anvender desuden de gennemprøvede Microsoft-teknologier MVC og SQL Server, hvilket sikrer stor stabilitet og driftssikkerhed.

 

Alle forventninger indfriet

I By & Havn har den digitale parkeringsløsning indfriet alle forventninger, siden løsningen gik i drift.

”Vi har modtaget en masse positiv feedback fra vores kunder, og internt oplever vi, at vi har fået effektiviseret og strømlinet en masse processer, som udover at give en bedre brugeroplevelse mindsker risikoen for fejl og svig. Brugerne oplever nu en smart, brugervenlig platform i stedet for en tung, gammeldags løsning. Vi er ganske enkelt blevet en mere moderne virksomhed,” siger Katrine Hansen.

"Brugerne oplever nu en smart, brugervenlig platform i stedet for en tung, gammeldags løsning. Vi er ganske enkelt blevet en mere moderne virksomhed"

Katrine Hansen

Projektleder fra By & Havn

Kunderne er blandt andet tilfredse med, at den digitale løsning giver dem frihed til selv at administrere deres parkeringslicenser direkte på mobilen. Derudover har den digitale parkeringsløsning gjort det muligt at imødekomme efterspørgslen på mere fleksible parkeringsordninger, herunder gæsteparkering. 

”Kunderne er glade for at kunne administrere deres parkering digitalt, så de ikke længere er afhængige af vores åbningstider eller skal vente ti dage på at få et plastikkort tilsendt med posten. På kontoret har løsningen desuden betydet, at vi har fået frigivet en masse ressourcer, fordi vi kun bliver involveret, hvis kunderne er i tvivl om noget. Det er win-win for alle parter,” slutter Katrine Hansen.

Vil du høre mere om PARKinCPH? Så kan Kasper hjælpe!